EndNote

Partie I : Débuter avec EndNote 

EndNote est un outil de gestion des références couramment utilisé par les professionnels de l’information, tels que les bibliothécaires et les chercheurs. Grâce à un outil de gestion des références comme EndNote, nous pouvons facilement créer des bibliothèques pour classer différentes références, ce qui aide l’utilisateur à regrouper et catégoriser celles-ci, à générer des références au format approprié, ou bien de noter les fichiers PDF et bien plus encore. Dans ce chapitre, vous découvrirez les fonctions essentielles d’EndNote qui faciliteront vos recherches d’informations dans le domaine de la santé.

I.1. Installation et création d’une bibliothèque

 1. Téléchargement et configuration d’EndNote

Tout d’abord, pour télécharger EndNote, vous pouvez vous rendre sur le site officiel d’EndNote ou vérifier si votre établissement propose le téléchargement d’une version complète sous licence.

 

2. Créer une bibliothèque

Une fois que l’installation est terminée, vous devriez pouvoir lancer le logiciel et accéder à l’interface principale d’EndNote. Comme vous pouvez le constater, cette interface propose de nombreuses options. Celle qui nous intéresse ici est la plus essentielle: la création d’une bibliothèque pour vos références.

Pour créer une nouvelle bibliothèque EndNote, veuillez d’abord cliquer sur l’option « Create a new library ». Il est également possible d’accéder à cette fonction en cliquant sur « File », puis sur « New » dans le menu situé en haut à gauche de l’interface.

Une fenêtre s’ouvrira alors et vous invitera à choisir l’emplacement où vous souhaitez enregistrer les fichiers sur votre ordinateur. Vous pourrez également lui attribuer un nom.

Veuillez noter que cette étape génère un fichier portant l’extension « .enl », qui correspond au format propre aux bibliothèques EndNote. Un dossier de données associé est également créé afin de stocker l’ensemble des références et des fichiers liés à cette bibliothèque.

Il vous est possible de créer autant de bibliothèques que vous le souhaitez. Toutefois, le fichier « .enl » et le dossier de données doivent toujours rester ensemble afin de permettre à EndNote d’identifier et de localiser correctement la bibliothèque et son contenu.

Une fois la bibliothèque créée, une nouvelle fenêtre s’affichera. Celle-ci vous permettra d’ajouter, d’organiser et d’annoter vos références.

Vous venez maintenant de créer votre première bibliothèque EndNote ! Félicitations !

I.2. Importer des références

1. Exporter des références depuis des bases de données (ex. PubMed, Scopus, Web of Science).

Maintenant que la bibliothèque est configurée, voyons comment importer les références repérées lors de vos recherches dans différentes bases de données ou par d’autres moyens.

Il existe plusieurs méthodes pour importer des références dans EndNote. La plus courante consiste à utiliser les options d’exportation proposées par les bases de données.

En effet, la majorité des bases de données permettent d’enregistrer les résultats de recherche sous forme de fichiers, notamment au format «. ris », « .enw » ou autres. EndNote peut utiliser directement ces fichiers pour importer vos résultats de recherche dans votre bibliothèque.

Une fois le fichier de métadonnées enregistré depuis une base de données, vous pouvez simplement double-cliquer dessus, à condition que votre bibliothèque EndNote soit déjà ouverte. Les références seront alors importées automatiquement dans votre bibliothèque.

Il est également possible d’effectuer une importation manuelle. Pour ce faire, cliquez sur « File », puis sur « Import », ensuite sur « File », et sélectionnez le format correspondant au type de fichier que vous souhaitez importer.

Une fois l’importation terminée, les références apparaîtront automatiquement dans les groupes « Imported References » et « Recently Added ». Vous pourrez ensuite parcourir ces différents groupes, puis modifier, étiqueter et organiser les références en fonction de vos besoins.

2. Créez votre propre référence en cliquant sur “ create “

Il est également possible de créer une référence manuellement dans EndNote. Pour ce faire, cliquez sur « Reference » dans le menu situé en haut à gauche de l’interface, puis sélectionnez « New Reference ».

Chaque référence peut contenir jusqu’à 54 types de métadonnées. Vous pouvez les renseigner, les modifier ou les compléter au besoin.

Félicitation ! Désormais, vous savez comment importer des références dans votre bibliothèque, vérifier et ajuster leurs métadonnées, et vous avez également appris à les regrouper pour optimiser votre organisation et faciliter votre travail.

I.3. Organiser et gérer la bibliothèque 

Une fois les références importées, vous pouvez désormais les gérer.

Dans le panneau de gauche, vous trouverez l’ensemble des références présentes dans votre bibliothèque: celles que vous avez importées ou ajoutées récemment, les références non classées, ainsi que celles placées dans la corbeille. Lorsqu’une référence est déplacée vers la corbeille, elle n’apparaît plus dans le groupe « All References ».

La présence de nombreuses références dans une même bibliothèque complique parfois la recherche ciblée. Pour vous aider à localiser et organiser rapidement vos documents, nous vous présentons ci-après quelques techniques simples et efficaces de gestion et de recherche.

1. Chercher une référence dans votre bibliothèque EndNote

Pour effectuer une recherche dans votre bibliothèque EndNote, commencez par sélectionner “All References” dans le panneau de gauche.

Saisissez ensuite votre terme de recherche dans la barre prévue à cet effet. Par défaut, la recherche s’effectue dans l’ensemble des champs de métadonnées, à l’exception du texte intégral du fichier PDF.

La recherche avancée vous permet d’affiner vos résultats en précisant le ou les champs dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche, ce qui facilite le repérage d’une référence précise.

2. Création de groupes et de groupes intelligents

Dans l’onglet « My Groups », vous pouvez créer des ensembles de groupes appelés « Group Sets », ainsi que des groupes individuels pour organiser et classer vos références.

Par exemple, vous pouvez créer un ensemble de groupes pour un thème donné, comme « Pays », puis y ajouter un groupe intitulé « France ». Il vous suffira ensuite d’y faire glisser toutes les références associées à ce pays. Cette structure permet une navigation plus claire et une gestion plus efficace de votre bibliothèque.

Il est également possible de créer des « Smart Groups » (groupes intelligents). Ceux-ci reposent sur des critères de recherche prédéfinis. Une fois les conditions établies, EndNote analyse automatiquement toutes vos références en fonction de ces critères et les placent dans ce groupe, ce qui permet un gain de temps considérable.

3. Personnalisation de l’affichage des métadonnées

Il vous est possible de personnaliser l’affichage des champs de métadonnées visibles dans votre bibliothèque.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une référence. Une liste complète des types de métadonnées disponibles apparaîtra. Vous pourrez alors sélectionner les champs que vous souhaitez afficher et les organiser dans l’ordre désiré en déplaçant les éléments correspondants.

4. Joindre un fichier PDF à une référence

Il vous est également possible d’associer un fichier PDF à une référence.

Pour cela, cliquez avec le bouton droit sur la référence, puis sélectionnez « Find Full Text » (texte intégral). EndNote tentera alors de rechercher automatiquement en ligne le fichier PDF contenant le texte intégral et l’associer à cette référence.

Par ailleurs, vous pouvez aussi ajouter un fichier PDF manuellement. Pour ce faire, double-cliquez sur la référence, puis, dans le panneau de droite, cliquez sur « Attach File » (Joindre un fichier).

5. Rechercher et supprimer les doublons

EndNote propose par ailleurs une fonctionnalité permettant de détecter et de gérer les références en double.

Commencez par sélectionner l’ensemble des références dans « All References ». Ensuite, cliquez sur « Library » dans la barre de menu supérieure, puis sur « Find Duplicates » (Rechercher les doublons).

Pour chaque doublon détecté, vous pouvez choisir la référence à conserver à l’aide de l’option «Keep This Record », ou fermer la fenêtre et supprimer manuellement les doublons sélectionnés.

I.4. Citation des références à l’aide d’EndNote

1. Citer des références dans Microsoft Word

Une fois que vous avez rassemblé toutes les références nécessaires, vous pouvez les citer directement dans vos documents Word à l’aide d’EndNote.

Avant de commencer, assurez-vous qu’EndNote est correctement relié à Microsoft Word. Dans l’onglet EndNote de Word, vous avez la possibilité de sélectionner et de personnaliser le style de citation en fonction des normes exigées.

Pour insérer une citation, placez d’abord le curseur à l’endroit souhaité dans votre document. Cliquez ensuite sur « Go to EndNote » dans le panneau situé en haut à gauche. Sélectionnez (la ou les) référence.s à citer, puis revenez dans Word et cliquez sur « Insert Selected Citations ». Les citations s’insèrent automatiquement dans le style choisi.

Cette opération peut également être effectuée directement depuis EndNote. Il vous suffit de positionner le curseur dans votre document Word à l’endroit où vous souhaitez insérer la citation, de sélectionner les références à citer, puis de cliquer sur l’icône en forme de guillemets (« Quotation Mark »). Les citations seront alors générées automatiquement dans Word.

EndNote ne se limite pas à insérer des citations dans le texte. Il génère aussi automatiquement une bibliographie complète à la fin du document, en respectant le style de citation sélectionné.

2. Gérer et supprimer une citation

Si vous souhaitez modifier ou supprimer une citation, commencez par la sélectionner directement dans votre document Word. Cliquez ensuite sur « Edit & Manage Citation(s) ».

Une fenêtre s’ouvrira et vous permettra de gérer les citations associées. Sélectionnez la référence que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur « Remove » (Supprimer). Les modifications seront immédiatement appliquées dans votre document.

3. Styles de citation

Pour contrôler l’apparence des citations et de la bibliographie dans un document Word, EndNote offre un large éventail de styles. Il en propose plus de 6 000, incluant des styles normalisés tels que APA, Vancouver ou Chicago, ainsi que des styles propres à des revues scientifiques, comme Nature. Ainsi, vous pouvez effectuer ces changements à tout moment, et l’ensemble des citations ainsi que la bibliographie se mettront automatiquement à jour en fonction du style sélectionné.

Vous avez maintenant acquis les notions de base d’EndNote et êtes en mesure de l’utiliser pour organiser vos références de manière efficace et structurée. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances et découvrir des fonctionnalités plus avancées, nous vous recommandons de consulter le site de formation officiel d’EndNote (« EndNote Training Hub »). Vous pourrez ainsi développer vos compétences et explorer d’autres outils offerts par le logiciel.

Merci d’avoir suivi cette partie du cours. Nous espérons qu’elle vous accompagnera efficacement dans l’utilisation d’EndNote tout au long de vos parcours académiques et professionnels.